Die Stadtverwaltung Schifferstadt schreibt die Digitalisierung ihrer Akten in einem Rahmenvertrag mit einer Laufzeit von 4 Jahren, beginnend am 01.01.2025, aus. Die einzelnen Referate werden je nach Haushalt das Ihnen zur Verfügung stehende Kontingent abrufen. Nach einer ersten Bestandsaufnahme durch die Referate sollen ca. 5.530 Ordner und Akten (Hängeregister) mit durchschnittlich 400 Seiten digitalisiert werden. Bei ca. 2.400 der Akten sind das Scannen von Plänen mit einer Größe bis zu DIN A0 zu erwarten. Die Einzelauftrage werden zwischen dem Auftragnehmer und den Referatsleitungen vor jedem Abruf besprochen und nach Absprache erteilt.
Referat | Name Ref. | AP | Anzahl Akten | Durchschnittliche Seitenanzahl | Sonderformate |
1.1. | Organisation | Uwe Volk | 400 | 300 | nein |
1.2. | Informationstechnologie | Marc Schömehl | 50 | 350 | nein |
1.3. | Personal | Sina Speth | 350 | 450 | nein |
1.4. | Wirtschaft und Kultur | Katrin Pardall | 100 | 500 | nein |
1.5. | Haushalt und Finanzen | Claudia Lützel | 800 | 400 | nein |
1.6. | Stadtkasse | Monika Holzwarth | 500 | 500 | nein |
2.1. | Stadtplanung und Klimaschutz | Elke Reimer | 600 | 400 | Pläne DIN A1, A0 |
2.2. | Grundstücksverwaltung | Elke Weidmann | 1500 | 350 | Pläne DIN A1, A0 |
2.3. | Tiefbau | Nadja Wiesler | 230 | 500 | Pläne DIN A1, A0 |
3.1. | Sicherheit und Ordnung | Elena Stang | 400 | 400 | nein |
3.2. | Bürgerservice | Sabine Wegner | 400 | 400 | nein |
3.3. | Generationen und Soziales | Jannik Lang | 200 | 500 | nein |
Das auf den Bestandsaufnahmen beruhende Auftragsvolumen wird auf ca. 250.000€ geschätzt.
Der Gesamte Vorgang der Digitalisierung ist zu dokumentieren und die Dokumentation ist dem Auftraggeber zu überreichen. Teile der Akten enthalten sensible (personenbezogene) Daten und unterliegen besonders hohen Anforderungen an den Datenschutz. Dies ist durch den Auftragnehmer zu gewährleisten.
Alle Ausschreibungsunterlagen finden Sie unter folgenden Links:
Auftragsbörse
AI Vergabeplattform - Administration Intelligence AG (vmstart.de)
Vergabe Bund
TED